Heutzutage ist es wichtiger denn je, Dokumente ordnungsgemäß abzulegen. Wir würden sogar sagen: Ein durchdachtes Dokumentenmanagementsystem ist das Rückgrat jedes modernen Unternehmens. Die Effizienz der Organisation ist in unseren Augen maßgeblich für die Qualität der Geschäftsprozesse. In diesem Artikel geben wir dir unser Wissen aus diversen Projekten an die Hand.
Einigung auf die Angabe von Daten
Zuerst solltet ihr euch grundlegend darauf einigen, mit welchen Daten ihr eure Dokumente beim Ablegen kennzeichnen möchtet. Was sollte mindestens enthalten sein? Beispielsweise Datum, Dokumenttyp und eine kurze Beschreibung in den Dateinamen? Je mehr ihr angebt, desto einfacher wird das Auffinden und Sortieren für alle. Denn damit gelingt es deutlicher leichter, Dokumente zu suchen und zu filtern.
Wenn euch das noch nicht reicht, könnt ihr euer Dokumentenmanagement mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) revolutionieren. Damit wandelt ihr gescannte Dokumente in durchsuchbaren Text um. Wie ihr Dokumente mit OCR verarbeitet, erfahrt ihr in unserem gleichnamigen Blogartikel.
Vergabe einer sinnvollen Ordnerstruktur
Auch eine logische Ordnerstruktur ist entscheidend – sie verbessert das Informationsmanagement und sorgt dafür, dass du Dokumente blitzschnell findest.
Regelmäßige Checks
Mit dem einmaligen Setup ist es allerdings nicht getan. Regelmäßige Audits helfen dir, sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft und alle sich an die Regeln halten. Eine solide Backup-Strategie ist ebenfalls unverzichtbar, gerade in Zeiten von Remote-Arbeit und digitaler Transformation. Lies dafür gerne unseren Artikel zur Disaster Recovery.
Jetzt handeln und Daten smarter organisieren mit docufly
Wir bieten dir maßgeschneiderte Lösungen, um dein Dokumentenmanagement zu professionalisieren. Unsere Tools helfen dir, deine Dokumente effizient zu organisieren und zu taggen, damit du immer schnell darauf zugreifen kannst. Mache deine Datenorganisation zu deinem strategischen Asset für die digitale Transformation.
Also lass uns gemeinsam daran arbeiten, deine Dokumente so zu organisieren, dass du immer einen Schritt voraus bist! Wenn du Interesse hast, melde dich sehr gerne bei uns.
Klingt das interessant für euch? Dann macht den ersten Schritt:
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