Gut zu wissen - unsere FAQs

Habt ihr noch Fragen zu unserem Scan-Service?

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Warum lohnt sich ein digitaler Posteingang?

Mit einem digitalen Posteingang standardisiert ihr eure Eingangspostbearbeitung, verkürzt Liege- und Transportzeiten, gewährt eine hundertprozentige Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit und spart euch eine Menge Kosten (z. B. Archivraum, -mobiliar).

02

Welche Akten können gescannt werden?

Unser Scanservice kennt keine Grenzen. Von Personalakten bis zu Rechnungen. Wir können alles vom einzelnen PDF bis zum ordnergefüllten Archivschrank realisieren.

03

Wie werden die Dokumente zur Verfügung gestellt?

Wir stellen euch die Dokumente im farbigen PDF-Format bereit. Außerdem durchlaufen alle Dokumente eine automatische Texterkennung (OCR).

04

Ist es neben dem Scan der Dokumente auch eine manuelle Datenerkennung bzw. -extraktion und Datenerfassung durch euch möglich?

Selbstverständlich. Ihr habt in der Hand, wie weit der Digitalisierungsprozess geht. Entweder wir hören an dem Punkt auf, an dem ihr eure Unterlagen als PDF-Dokumente erhaltet oder wir fahren hier mit der Datenerfassung in eurem System (z. B. Warenwirtschafts- oder ERP-System) fort. Dann brauchen die Mitarbeitenden in eurer Buchhaltung (beim Beispiel der Eingangsrechnungen) nur noch ein Häkchen setzen. Schließlich sind diese für die Datenerfassung doch sowieso zu teuer, wenn wir ehrlich sind.

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Ist es neben dem Scan der Dokumente auch eine automatisierte Datenerkennung bzw. -extraktion und Datenerfassung durch euch möglich?

Selbstverständlich. Wir schauen uns eure Dokumente an und analysieren, welche Dokumente sich bereits automatisiert erfassen lassen. Wenn beispielsweise 50 von 100 Dokumenten gleich sind, dann lässt sich hier schnell die automatische Dokumenterfassung programmieren. Den Rest gehen wir anschließend an. Wir gehen gemeinsam den Weg in Richtung Digitalisierung. Schritt für Schritt. Die Voll-Automatisierung braucht Zeit.

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Wie sicher ist Docufly?

Datenschutz und -sicherheit liegen uns am Herzen. Wir verarbeiten eure Dokumente nach den höchstens Standards. Made in Germany. Es werden keine Daten weitergegeben und die Server stehen in Deutschland, sprich in Europa.