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Papier einlegen, Scan-Taste drücken, PDF speichern – fertig? Ganz so einfach ist die professionelle Digitalisierung von Dokumenten nicht. Wer Papierarchive digitalisieren möchte, benötigt mehr als leistungsfähige Scanner. Denn damit Dokumente später vollständig, lesbar, auffindbar und nachvollziehbar archiviert werden können, kommt es auf den gesamten Prozess an.

Die Digitalisierung in der Buchhaltung läuft auf Hochtouren. Immer mehr Unternehmen stellen ihre Prozesse konsequent auf den Empfang elektronischer Rechnungen um. Doch wer glaubt, dass damit das Papier im Büro automatisch verschwindet, stößt in der Praxis schnell auf ein doppeltes Problem.

Das papierlose Büro ist für viele Unternehmen längst mehr als eine Vision. Digitale Dokumente sparen Zeit, schaffen Platz und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen – unabhängig von Ort und Zeit. Doch eine entscheidende Frage bleibt häufig offen: Dürfen Papierdokumente nach dem Scannen einfach vernichtet werden? Die Antwort lautet: Ja – wenn die Digitalisierung bestimmte rechtliche und technische Anforderungen erfüllt.