Dokumententrennung: So digitalisieren Sie Dokumente effizient und strukturiert
- vor 7 Tagen
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Ein Ordner. Hunderte Dokumente. Eine wichtige Entscheidung.
Wer Dokumente digitalisieren lässt, denkt zunächst an den eigentlichen Scanprozess. Doch mindestens genauso entscheidend ist die Frage, wie die Unterlagen strukturiert werden sollen.
Soll der komplette Ordner als eine Datei gespeichert werden? Sollen vorhandene Register übernommen werden? Oder wird jedes einzelne Dokument separat erfasst?
Die Antwort darauf beeinflusst maßgeblich, wie effizient Sie später mit Ihren digitalen Dokumenten arbeiten können. Denn eine durchdachte Dokumententrennung sorgt für übersichtliche digitale Akten, schnellere Suchvorgänge und eine optimale Weiterverarbeitung in Ihren bestehenden Systemen.
Als Scandienstleister unterstützt die docufly GmbH Unternehmen dabei, Dokumente nicht nur zu digitalisieren, sondern von Anfang an optimal für den späteren Einsatz aufzubereiten. Welche Form der Dokumententrennung die richtige ist, hängt dabei immer von Ihren Prozessen und Ihrem Anwendungsfall ab.
Warum die Dokumententrennung so wichtig ist
Wer Dokumente digitalisieren lässt, möchte sie später nicht nur archivieren, sondern vor allem schnell wiederfinden und effizient weiterverarbeiten.
Die gewählte Dokumententrennung entscheidet darüber,
wie übersichtlich Ihre digitalen Akten aufgebaut sind,
wie schnell Dokumente gefunden werden,
ob Dokumente automatisiert verarbeitet werden können und
wie gut sich die Dateien in bestehende Software integrieren lassen.
Je nach Dokumentenart und Arbeitsweise gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.
1. Eine Akte = ein Dokument
Die einfachste Form der Dokumententrennung besteht darin, einen kompletten Ordner oder eine Akte als eine einzige PDF-Datei zu digitalisieren.
Diese Variante eignet sich besonders für Unterlagen, die aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, im Tagesgeschäft jedoch kaum noch benötigt werden.
Ein typisches Beispiel sind Objektakten aus der Immobilienverwaltung oder abgeschlossene Projektunterlagen.
Auch umfangreiche PDF-Dateien bleiben dank moderner OCR-Texterkennung vollständig durchsuchbar. Begriffe oder Namen lassen sich innerhalb weniger Sekunden finden, ohne jede Seite einzeln durchsuchen zu müssen.
Ideal für:
Archivunterlagen
abgeschlossene Projekte
Altakten
revisionssichere Archivierung
2. Dokumententrennung nach Register oder Themen
Nicht jedes Dokument muss einzeln gespeichert werden. Oft existiert bereits eine über Jahre gewachsene und bewährte Struktur in den Papierordnern. Registerkarten oder Trennblätter teilen die Unterlagen bereits sinnvoll auf. Genau diese Struktur kann beim Dokumentedigitalisieren übernommen werden. Statt einer einzigen großen Datei entstehen mehrere logisch gegliederte Dokumente. Ein Beispiel aus der Finanzbuchhaltung: Anstatt jede Tankquittung oder jeden Bewirtungsbeleg einzeln zu digitalisieren, werden Belege sinnvoll zusammengefasst – beispielsweise nach Monaten oder Dokumentenart.
So entstehen Dokumente wie:
Kontoauszüge Q1
Eingangsrechnungen März
Dauerverträge
Versicherungen
Das digitale Archiv bleibt dadurch übersichtlich und orientiert sich an den gewohnten Arbeitsabläufen Ihrer Mitarbeitenden.
Ideal für:
Buchhaltung
Verwaltung
Immobilienverwaltung
allgemeine Geschäftsunterlagen
3. Dokumententrennung auf Dokumentenebene
Bei modernen digitalen Prozessen reicht eine grobe Struktur häufig nicht mehr aus.
Hier wird jedes einzelne Dokument separat digitalisiert und gespeichert.
Ob Arbeitsvertrag, Gehaltsanpassung, Krankmeldung oder Zertifikat – jedes Dokument erhält seine eigene Datei.
Gerade HR-Systeme oder Dokumentenmanagement-Lösungen profitieren von dieser Form der Dokumententrennung. Dadurch lassen sich Dokumente automatisch kategorisieren, Zugriffsrechte individuell vergeben und gesetzliche Löschfristen einfacher umsetzen. Auch Vertragsmanagement- oder ERP-Systeme können Dokumente wesentlich effizienter verarbeiten, wenn jedes Dokument einzeln vorliegt.
Ideal für:
Personalakten
Vertragsmanagement
Rechnungsverarbeitung
automatisierte Workflows
Sonderfall: Baupläne und Großformate digitalisieren
Neben klassischen Papierakten gehören auch Bauzeichnungen, Lagepläne oder technische Skizzen zum Arbeitsalltag vieler Unternehmen. Hier stellt sich die Frage nach der Dokumententrennung meist nicht.
Jeder Plan bildet bereits ein eigenständiges Dokument und wird deshalb grundsätzlich als Einzeldatei digitalisiert.
Entscheidend ist vielmehr das passende Dateiformat.
Wann eignet sich das TIF-Format?
TIF-Dateien speichern Bildinformationen verlustfrei und eignen sich besonders für CAD-Systeme, GIS-Anwendungen oder technische Archivsysteme.
Wann eignet sich PDF?
Sollen Baupläne schnell geöffnet, per E-Mail versendet oder auf Tablets genutzt werden, ist PDF meist die beste Wahl. Das Format ist universell lesbar und ohne Spezialsoftware nutzbar.
Fazit: Die richtige Dokumententrennung ist individuell
Es gibt keine Standardlösung für alle Unternehmen.
Während die Buchhaltung häufig von einer Trennung nach Registerkarten profitiert, benötigen Personalabteilungen einzelne Dokumente für moderne HR-Systeme. Baupläne wiederum stellen ganz eigene Anforderungen an Dateiformate und Verarbeitung.
Deshalb analysieren wir bei docufly vor jedem Digitalisierungsprojekt Ihre bestehende Ordnerstruktur, Ihre Prozesse und die eingesetzten Softwarelösungen. So entsteht eine Dokumententrennung, die genau zu Ihrem Unternehmen passt – und eine Digitalisierung, die langfristig Mehrwert schafft.
Die Experten von docufly beraten Sie gerne und entwickeln gemeinsam mit Ihnen die optimale Digitalisierungsstrategie – individuell abgestimmt auf Ihre Dokumente, Ihre Prozesse und Ihre Software.
