Sicher. Von Anfang an.
Viele Unternehmen fragen sich, was mit ihren Dokumenten während der Digitalisierung passiert. Diese Frage ist berechtigt – schließlich enthalten Akten, Verträge oder Personalunterlagen oft sensible Informationen.
Bei docufly wissen Sie jederzeit, wo sich Ihre Daten befinden und wer darauf Zugriff hat. Wir setzen auf eigene Systeme, klare Prozesse und höchste Sicherheitsstandards, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
100 % Inhouse
Ihre Dokumente bleiben bei uns – verarbeitet durch unser eigenes, festangestelltes Team.
DSGVO-konforme Prozesse
Klare, sichere Abläufe vom Dokumenteneingang bis zur digitalen Bereitstellung.
Eigene IT & Server
Eigene Systeme und geschützte Server in Deutschland – für volle Kontrolle über Ihre Daten.
Geprüfte Sicherheit
Regelmäßige Schulungen, kontinuierliches Monitoring und Orientierung an den BSI-Vorgaben.
Fragen? Sicher beantwortet.
01
Wo werden meine Daten verarbeitet?
Ausschließlich auf unserer eigenen Server-Infrastruktur in Deutschland.
02
Werden Cloud-Dienste genutzt?
Nein. Wir setzen bewusst auf unsere eigene IT-Infrastruktur und behalten sämtliche Verarbeitungsschritte im eigenen Haus.
03
Wer hat Zugriff auf meine Dokumente?
Nur autorisierte, festangestellte Mitarbeitende, die regelmäßig im Umgang mit sensiblen Daten geschult werden.
04
Kann ich meine Originale nach dem Scannen vernichten?
Das hängt von der Dokumentenart und den rechtlichen Anforderungen ab. Wir klären vor Projektbeginn, ob ein klassischer Scan ausreicht oder besondere Anforderungen an das Ersetzende Scannen berücksichtigt werden sollten.
05
Wie wird die Rechtssicherheit des Scanprozesses dokumentiert?
Auf Wunsch stellen wir eine detaillierte Dienstleister-Verfahrensdokumentation bereit, die die relevanten Abläufe und Sicherheitsmaßnahmen nachvollziehbar dokumentiert.
06
Was passiert mit besonders sensiblen Dokumenten?
Bereits vor Projektbeginn ermitteln wir gemeinsam den Schutzbedarf und definieren die erforderlichen Maßnahmen für Transport, Verarbeitung, Zugriff und Bereitstellung.
07
Arbeitet docufly mit externen Scan-Dienstleistern?
Nein. Die Digitalisierung erfolgt bei docufly inhouse durch unser eigenes Team. Dadurch behalten wir die Kontrolle über die wesentlichen Prozessschritte.
08
Was bedeutet ersetzendes Scannen und RESISCAN?
Beim Ersetzenden Scannen werden Dokumente nach definierten Anforderungen digitalisiert, sodass unter den jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen auf die Papieroriginale verzichtet werden kann. Die BSI TR-03138 (RESISCAN) beschreibt technische und organisatorische Anforderungen für das sichere Ersetzende Scannen – vom Transport über die Digitalisierung bis zur Dokumentation.