Wenn ihr heute nach “Scandienstleister Frankfurt am Main” googelt, erscheinen 8.710 Suchtreffer (Stand: 25.03.2023). Kunden werden also regelrecht von Angeboten überschwemmt. Wie sollt ihr da eine Auswahl treffen? Wir klären euch auf, welche fünf Kriterien Scandienstleiter erfüllen sollte bzw. was ihr bei der Auswahl eines Scandienstleisters beachten solltet.
Ganz besonders in großen Städten wie Frankfurt am Main werdet ihr von Dienstleistern überflutet. Stellt euch zum Vergleich und Auswahl eines Scandienstleisters am besten eine transparente Übersicht zusammen. Teil des Vergleichs sollten natürlich Preise (z. B. Blattpreis, Preis für Abholung etc.) sein. Dass diese nicht bis ins Unermessliche steigen dürfen, ist klar. Damit könnt ihr schon einmal eine erste Selektion vornehmen. Daneben empfehlen wir euch, auf folgende Kriterien zu achten:
Auswahlkriterium 1: Full Service Dienstleiter
Unter den oben angegebenen Suchtreffern werdet ihr sicherlich viele Unternehmen finden, die euch eure Dokumente scannen. Aber Achtung: Der Teufel steckt im Detail. Sofern ihr es wünscht, achtet darauf, Scandienstleister auszuwählen, die euch Arbeit abnehmen, indem sie über das Scannen hinaus weitere (optionale) Services anbieten. Das fängt mit der Logistik und Abholung der Dokumente an und endet mit der Überreichung bzw. Weiterverarbeitung der digitalen Scans und Vernichtung der analogen Dokumente. Prüft mal, inwieweit der jeweilige Scandienstleister euch dazu umfassend beraten und euch etwas anbieten kann. Macht euch ein Bild davon, ob der Scandienstleister Know How und Expertise über die reine Scandienstleistung hinaus hat.
Auswahlkriterium 2: (Über-) regionale Verfügbarkeit
Achtet bezüglich der Verfügbarkeit darauf, wie gut der jeweilige Scandienstleister erreichbar ist und auch darauf, wie schnell er auf Anfragen reagiert. Das ist maßgeblich für die langfristige Zusammenarbeit. Vielleicht könnt ihr auch prüfen, wie viele oder welche Kunden der Scandienstleister hat und wie die Auslastungssituation aussieht. Gute Referenzen sprechen natürlich für sich. Es bringt euch aber auch nichts, wenn ihr Monate auf eure Scans warten müsst.
Auswahlkriterium 3: Angemessene Qualität
Die Qualität der Scans hängt natürlich maßgeblich von dem Originaldokument ab. Ebenso spielen aber der Scanner und die Scantechnologie eine große Rolle für die Qualität des Scans. Achtet auch darauf, dass das Ausgabeformat euren Vorstellungen entspricht. Dazu zählen auch die Optionen für die Klassifizierung, Indizierung, Verschlagwortung, Komprimierung und Konvertierung der Scans.
Damit unsere (potenziellen) Kunden die Qualität beurteilen können, bieten wir zunächst einen kostenlosen Probescan an. Das ist eine prima Möglichkeit, um insgesamt einschätzen zu können, wie eine Zusammenarbeit ablaufen könnte. Ein seriöser Scandienstleister wird dies ermöglichen.
Auswahlkriterium 4: Sicherheit und Datenschutz
Die Arbeit eines Scandienstleisters unterliegt selbstverständlich EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Da personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (VAV) erforderlich, womit Fragen zum Schutz der Daten, zur Haftung, Dokumentation und Auskunft abgegolten werden. Dadurch könnt ihr die Einhaltung von Datenschutz und Sicherheit durch schriftliche Abmachungen beurteilen. Wir empfehlen außerdem, einfach mal beim Scandienstleister vorbeizuschauen, euch euer eigenes Bild zu verschaffen und auf euer Bauchgefühl zu hören: Wie sicher ist der Transport bzw. die Logistik? Sind eure Dokumente während der Lagerung ausreichend geschützt? Wie ist der Zugang geregelt? Sind die Mitarbeitenden zur Verschwiegenheit verpflichtet? Inwiefern werden die digital erzeugten Scans geschützt? Ein seriöser Scandienstleister wird euch gerne zeigen, welche Maßnahmen eher für die Sicherheit und den Datenschutz eingeleitet hat.
Auswahlkriterium 5: Einhaltung der GoBD
Die deutschen Finanzbehörden haben hohe Auflagen, wenn es um die Verarbeitung von Belegen geht. Dazu sind vor langer Zeit die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) in Kraft getreten. Infolgedessen müssen Unternehmen ganz bestimmte Regelungen zur Buchführung und Aufbewahrung von Belegen erfüllen. Das gilt auch für die digitale Belegführung. So wird unter anderem eine Verfahrensdokumentation gefordert, welche ihr unbedingt erfragen solltet. Ein seriöser Scandienstleister wird euch darüber gerne aufklären.
Also zusammengefasst:
Besonders in größeren Städten, ist es sinnvoll, sich eine detaillierte Übersicht über die Scandienstleiter vor Ort zu verschaffen. Neben Preisen solltet ihr auf das Serviceangebot, die Verfügbarkeit, die Qualität, Sicherheit und die Einhaltung von Gesetzesvorschriften achten. Vertraut außerdem auf euer Bauchgefühl, wenn ihr dem Scandienstleister einen Besuch abstattet und schaut, wie die Zusammenarbeit im Rahmen eines Probescans verläuft.
Wir hoffen, ihr konntet euch einen Eindruck verschaffen, welche Kriterien Scandienstleister erfüllen sollten. Möchtet ihr einen Probescan bei uns machen lassen? Meldet euch gerne bei uns. Wir haben schon einige Unternehmen durch unser professionelles und individuelles Vorgehen begeistert. Meldet euch sehr gerne bei uns!
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