Viele unserer Kunden haben die folgende Ausgangssituation: Sie organisieren ihre Ablage bislang in einem analogen Archiv (z. B. in einem Archivraum in Ordnern). Hier tummeln sich bereits einige Altakten und es kommen regelmäßig neue Dokumente hinzu (z. B. Eingangspost). Irgendwann gerät dieser Raum an seine Grenzen und/oder die Zuständigen verlieren die Übersicht. Zeit für eine Veränderung! Hier kommen wir ins Spiel: Wir übernehmen eure gesamte Dokumentenarchivierung. Analog und digital.
Ja, ihr habt richtig gehört. Wir könndigien beides. Wir übernehmen sowohl eure analoge Archivierung (papierbasiert), als auch eure digitale Archivierung.
Analoges Archiv bzw. Papierarchiv outsourcen
Entweder ihr habt schon ein analoges Archiv in eurem Unternehmen oder es besteht noch keins. Beide Ausgangssituationen sind denkbar. Dementsprechend übernehmen wir entweder eure Aktenordner und pflegen fortan euer analoges Archiv oder wir bauen es neu für euch auf.
Warum überhaupt ein analoges Archiv? Dies dient vor allem zur Erfüllung von rechtlichen Dokumentationsvorgaben. Hier könnt ihr mit uns auf Profis vertrauen. Schließlich verpflichtet das Handelsgesetzbuch (HGB) zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen. Für die meisten Unterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht (z. B. Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Rechnungen etc.). Daneben existiert eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe sowie steuerrelevante Unterlagen.
Digitales Archiv outsourcen
Die Ausgangssituation für das digitale Archiv kann ebenso so sein, dass ihr bereits über ein System verfügt oder wir dies neu für euch aufbauen.
Warum überhaupt ein digitales Archiv? Es bringt Unternehmen einige Vorteile:
24 Stunden an 7 Tagen auf Dokumente zugreifen
Auf Echtzeit-Daten zugreifen
Von überall aus auf Dokumente zugreifen (Vor Ort sein ist nicht erforderlich)
Einfach Dokumente per Schlagworte viel schneller finden als in einem analogen Archiv
Doch nicht nur das, ein ganz besonderer Vorteil eines digitalen Archivs liegt in der Platzersparnis: Anstelle von riesigen Aktenschränken und Lagerräumen, die physischen Speicherplatz beanspruchen und Geld kosten, können alle Dokumente und Dateien in digitaler Form gespeichert werden. Dadurch wird wertvoller Platz frei, der für andere Zwecke genutzt werden kann.
Die Nutzung eines digitalen Archivs steigert zudem auch die Effizienz und Produktivität im Umgang mit Informationen. Unternehmen und Organisationen können so ihre Ressourcen besser nutzen und gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz leisten, indem sie den Verbrauch von physischem Papier und die damit verbundene Abfallproduktion reduzieren.
Wenn ihr einen Dienstleister sucht, der gleichzeitig euer digitales sowie euer analoges Papierarchiv organisiert, seid bei uns genau richtig. Wir bieten euch eine komfortable Allround-Leistung. Meldet euch sehr gerne bei uns!
Bildquelle: ID Q9y3LRuuxmg © Maksym Kaharlytskyi | Unsplash
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