Wir leben digital. Unternehmen digitalisieren sämtliche Prozesse. Lücken werden aufgespürt und geschlossen. Eine Digitalisierungslücke ist die Eingangspost. Stapel voller Rechnungen, Eingangspost oder sonstiger Belege fallen täglich an und möchten verteilt und verarbeitet werden. Ein digitaler Posteingang spart Nerven, Zeit, Fehler und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Prozesse werden gestrafft. Wie läuft das ab? Sollten Unternehmen das Eingangspost digitalisieren selbst in die Hand nehmen oder besser outsourcen? Darauf gehen wir heute im Detail ein.
Digitalisierung der Eingangspost: Selber machen oder outsourcen?
Es ist heute Standard, Bestandsakten zu digitalisieren. So sparen sich Unternehmen die Bereitstellung und Pflege von Archivräumen. Außerdem können Mitarbeitende von überall aus schnell und einfach auf die darin enthaltenen Informationen zugreifen. Das Spannende ist: Nicht nur auf Altakten lässt sich digital besser zugreifen. In Zeiten von Homeoffice ein Muss. Das Gleiche gilt auch für neue Belege wie Eingangspost. Jetzt mögt ihr erst einmal denken, dass das nach Mehrarbeit klingt. Schließlich fällt Post jeden Tag an. Das stimmt. Aber: Wir zeigen euch, wie ihr ohne Mehraufwand davon profitieren könnt.
Die Digitalisierung der Eingangspost ist sehr lohnenswert - aber auch aufwändig. Häufig scheitern diese Projekte an fehlendem Wissen oder fehlender Ausstattung. Zudem schrecken viele Unternehmen vor dem zusätzlichen Aufwand für die Poststelle zurück, welcher natürlich zusätzliches Personal erfordert. Kostbare Arbeitszeit von Mitarbeitenden geht verloren.
Wir als Scandienstleister verfügen über entsprechende Hard- und Software und haben Erfahrung und Expertise in dem Bereich Eingangspost digitalisieren. Wir sind von Anfang an an eurer Seite. Am Ende werdet ihr euch die Frage beantworten können, ob sich das Outsourcen der Digitalisierung der Eingangspost lohnt.
Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?
Wie sollte man am besten Dokumente digitalisieren? Nachfolgend schauen wir uns den digitalen Posteingang o an:
Schritt 1: Eingang der Post
Entscheidet sich ein Unternehmen für die Digitalisierung der Eingangspost, so fallen zunächst einmal folgende Aufgaben an. Standardmäßig wird die Eingangspost zunächst nach Empfängergruppen (z. B. Geschäftsführung, Fachabteilungen) sowie White Lists und Black Lists unterteilt:
White Lists: Eingangspost, die anhand von Absender, Empfänger, Typ oder Inhalt direkt digitalisiert werden kann
Black Lists: Eingangspost, die anhand von Absender, Empfänger oder Typ nicht (direkt) digitalisiert wird (z. B. an die Personalabteilung)
Anschließend werden die White und Black Lists einzeln weiterverarbeitet.
Schritt 2: Vorbereitung der Digitalisierung der Eingangspost
White Lists
Für die White Lists fallen zunächst reguläre Arbeiten einer Poststelle an. Dazu zählen folgende Schritte:
Öffnen der Umschläge
Auseinanderfalten der Post
Belegaufbereitung (alle Formate vin DIN A6-DIN A3)
Anbringen von Barcodes (zur Trennung der Dokumentenstapel)
Black Lists
Für die Black Lists ist eine Sonderverarbeitung notwendig. Schließlich können sensible Informationen wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen enthalten sein, die nicht durch das Unternehmen wandern sollen. Folgende Schritte fallen hier zunächst an:
Anfertigung von Versandhinweisen (z. B. sofort/persönlich)
Ungeöffnete Weiterleitung an den Empfänger
Schritt 3: Scannen der Eingangspost
White Lists (Zentral)
Anschließend werden die Dokumente der Kategorie White Lists gesammelt gescannt.
Bei der Digitalisierung ist auf eine gute Qualität in der Erfassung eines Beleggutes zu achten. Schließlich bildet dies die Basis für die erfolgreiche Integration in nachgelagerte Prozesse. Es sollten nur professionelle Scanner eingesetzt werden, die Dokumente mit einer Auflösung von mind. 200 dpi digitalisieren. Ist es erwünscht, dass Dokumente per OCR ausgelesen werden sollen, sind 300 dpi empfehlenswert. Das gängigste Ausgabeformat ist mittlerweile PDF/A. Nichtsdestotrotz ist zu prüfen, ob das nachgelagerte System dieses Format akzeptiert.
Black Lists (Zentral oder Dezentral)
Im Rahmen der Black Lists entscheiden die Empfänger über das weitere Verfahren mit den Dokumenten:
Rückversand an die Poststelle (und dort Verarbeitung nach dem herkömmlichen Verfahren)
Scannen über abteilungsinterne Scanner
Homeoffice (Dezentral)
Eingangspost entsteht nicht nur durch externe Post, die im Unternehmen in der Poststelle aufläuft. Nein, auch Mitarbeitende reichen Belege ein. Dazu zählen beispielsweise Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Reisekostenbelege. An dieser Stelle ist es möglich, dass sie ihre Belege selbst scannen und über eine zentrale E-Mail-Adresse dem Unternehmen übermitteln.
Archivierung von Originalen
Brauchen wir die Papierdokumente weiterhin? Wir empfehlen, diese eine gewisse Zeit lang aufzubewahren. Beachtet dabei auch unbedingt Regelungen zu Aufbewahrungsfristen (z. B. bei Urkunden). Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist aber auch sicherzustellen, dass diese vernichtet werden.
Schritt 4/5: Validieren und Bestätigen
Eine Qualitätsprüfung ist im Zuge der Digitalisierung der Eingangspost notwendig, damit die Dokumente eine gute Basis für die nachgelagerten Systeme bilden. Dabei sollte auf die Lesbarkeit, die korrekte Auslesung des Barcodes, die Leserichtung sowie Vollständigkeit geachtet werden. In dem Rahmen können entweder alle Seiten oder nur Stichproben begutachtet werden.
Schritt 6: Indexieren
Am Ende werden die Dokumente indexiert. Dafür existieren unterschiedliche (selbstlernende) Systeme, die eine Bandbreite von Möglichkeiten anbieten:
OCR-Auslesung zur Verschlagwortung und Volltextrecherche
Klassifizierung nach einzelnen Dokumentenarten (z. B. Rechnungen, Bestellungen etc.)
Fazit: Outsourcing der Digitalisierung der Eingangspost ist sinnvoll
Wir sind uns einig, oder? Die Digitalisierung der Eingangspost ist wahnsinnig sinnvoll, aber auch sehr aufwändig. Der Nutzen der Arbeit mit uns als Scandienstleister liegt auf der Hand. Wenn ihr es gar nicht erwarten könnt, zu starten, empfehlen wir zunächst eine Ist-Analyse des Posteingangs. Diese können wir gerne gemeinsam machen. Über folgende Dinge werden wir uns gemeinsam klar:
Menge der zu digitalisierenden Dokumente
Beschaffenheit der zu digitalisierenden Dokumente (Farbe oder Schwarz-Weiß, Format)
Dokumentenarten (z. B. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine etc.)
Eingangskanäle (z. B. E-Mail, Post etc.)
Anschließend bilden wir den Prozess der Digitalisierung der Eingangspost so ab, wie er für euch passt. Auch wir können zwischen White und Black Lists unterscheiden und eine zentrale E-Mail-Adresse für Mitarbeitende im Homeoffice einrichten. Auch im Bereich Validierung und Indexierung sind uns keine Grenzen gesetzt.
Das Thema der Digitalisierung der Eingangspost ist interessant und relevant für euch? Meldet euch gerne bei mir. Wir helfen euch beim Posteingang digitalisieren.
Bildquelle: ID uPK2TbJlvMQ © Austin Distel | Unsplash