Personalakten enthalten sensible Mitarbeiterunterlagen, die Arbeitgeber geordnet und datensicher verwahren müssen. Dabei ist es egal, ob Personalakten in Papierform oder digital geführt werden. Die Daten der Mitarbeiter*innen genießen gleichermaßen hohen Schutz. Da die Digitalisierung bzw. digitale Verwaltung allerdings höhere Risiken bildet, ist es gerade im Digitalisierungsprozess von Personalakten wichtig, den Aspekt der Datensicherheit zu gewähren. Möchtet ihr mit einem Scandienstleister Personalakten einscannen? Wir zeigen euch, wie wir vorgehen.
Wir helfen Unternehmen jeder Branche mit unserer Scandienstleistung dabei, einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen. Ihr stellt uns eure Personalakten zur Verfügung und wir liefern euch die digitalisierten Dateien. Der Art der Dokumente sind dabei keine Grenzen gesetzt. Ein beliebtes Beispiel ist die Personalakte.
Wie läuft der Scanservice für Personalakten von docufly ab? Und können alte Personalakten nach der Digitalisierung vernichtet werden?
Ihr möchtet eure Personalakten einscannen lassen? Wir gehen folgendermaßen vor:
Wir holen eure Personalakten bei euch ab.
Wir bereiten eure Belege auf (entheften, entklammern) und digitalisieren und indexieren alle Dokumente mit 240 dpi, duplex, Leerseitenunterdrückung und OCR-Erkennung. Ihr entscheidet, ob wir eine Datei je Akte erstellen oder auf Dokumentebene digitalisieren, indem wir z. B. ein Verzeichnis/Ordner je Akte anlegen und für einzelne Dokumentarten und Register Unterverzeichnisse/Ordner erstellt werden (z. B. Krankenkasse, Krankmeldungen, Verträge, Nachträge etc.).
Wir stellen euch die Dokumente digital, in Farbe als PDF/A und sicher zur Verfügung. Die Dateien und Ordner sind logisch benannt und ihr habt die Möglichkeit, per Volltextsuche darin zu suchen. Optional bereiten wir die Daten auch so auf, dass diese direkt mittels entsprechender Schnittstelle in euer digitales Personalarchiv importiert werden können.
Was passiert nach der Digitalisierung mit euren Personalakten? Ihr entscheidet.
Gerne lagern wir eure Papierbelege für eine gewisse Zeit ein und vernichten diese zertifiziert nach z. B. sechs Monaten.
Ihr möchtet nur einen Teil der Dokumente vernichten lassen und gewisse Personaldokumente im Original zurückerhalten? Kein Problem! Wir legen für euch eine sogenannte Restakte an und liefern euch die gewünschten Dokumente wie Originalverträge zurück und vernichten die restlichen Dokumente der Personalakte zertifiziert.
In welchem Zustand müssen die Personalakten für die Digitalisierung durch docufly sein?
Vielleicht denkt ihr, dass die Personalakten perfekt aufbereitet sein müssen, damit wir sie scannen können. Dem ist nicht so. Um das zu verdeutlichen, zeigen wir euch eine Personalakten-Lieferung, die wir zuletzt von einem unserer Kunden bekommen haben:
250 Personalakten mit je ca. 100 Blättern
getackert und geklammert, teilweise mit Haftnotizen und notariell beurkundete Dokumente
in Mappen und Klarsichthüllen
Papierformate DIN A5 bis DIN A3
unterschiedliche Papierarten
Wie lange braucht docufly für den Scan der Personalakten?
Der Scan von 250 Personalakten à ca. 100 Seiten (oben genannte Konditionen) dauert ca. ein bis zwei Wochen. Der Start ist, nach Absprache, zügig möglich.
Eure Vorteile durch unseren Scanservice für Personalakten
Das sind eure Vorteile:
Sicherer Scanservice (nur docufly-Teammitglieder in unseren deutschen Standorten; Speicherung auf deutschen docufly-Servern)
schnelle Digitalisierung einer großen Menge von Personalakten
begeisterte Mitarbeiter/-innen im Bereich Personal
Möchtet ihr uns als Scandienstleister Personalakten einscannen lassen? Meldet euch sehr gerne bei uns! Wir haben schon einige Unternehmen durch unser professionelles und sicheres Vorgehen begeistert.
Bildquelle: docufly GmbH