Gewerbetreibende sind dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum lang aufzubewahren. Dadurch sammeln sich über die Jahre geschäftliche Unterlagen en masse. Dies erfordert eine freie Fläche, eine Archiv-Infrastruktur sowie Materialien wie Ordner, Register & Co. Klingt aufwändig und teuer. Ist es auch. Gibt es da nicht eine bessere Lösung? Ja, gibt es. Ein digitales, revisionssicheres Archiv stellt eine echte Alternative zum analogen Archiv dar. Was gilt als revisionssicher? Wann ist ein Archiv revisionssicher? Und ab wann lohnt sich ein digitales Archiv? Darauf gehen wir heute im Detail ein.
Unternehmen kommen nicht um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen herum. Die Frage ist nur, wie sich die Herausforderung wirtschaftlich klug umsetzen lässt.
Exkurs: Aufbewahrungspflicht - Wer ist wozu verpflichtet?
Die revisionssichere Archivierung obliegt einem Gesetz. Alle Gewerbetreibenden sind gemäß der Abgabenordnung (AO) ab Überschreitung bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig. Ferner verpflichtet unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB) zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen. Gewerbetreibende sind also dazu verpflichtet, Bücher zu führen und geordnet aufzubewahren.
Für die meisten Unterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht (z. B. Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Rechnungen). Daneben existiert eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe sowie steuerrelevante Unterlagen.
Jetzt mögt ihr euch die Frage stellen, ob bestimmte Herausforderungen an die Art der Aufbewahrung geknüpft sind. Reicht eine E-Mail aus? Muss die Datei auf einem Server liegen? Zusammengefasst: Wie werden geschäftliche Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt?
Was ist eine revisionssichere Dokumentation bzw. wann ist ein Archiv revisionssicher?
Digitale Technologien (z. B. Cloud-Anwendungen) bieten die Möglichkeit für Cyberkriminalität. Daten und Dokumente im Internet sind schließlich ständig einer potenziellen Manipulation ausgesetzt. Aus dem Grund sind Gewerbetreibende gemäß der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht manipuliert werden können. Der Begriff revisionssichere Archivierung bedeutet, dass die Dokumente und Belege so aufbewahrt werden müssen, dass sie ab diesem Zeitpunkt der Aufbewahrung nicht mehr verändert werden können.
Wie kann man revisionssicher archivieren oder was gilt als revisionssicher? Dazu bestehen einige Grundsätze, die einzuhalten sind. Das heißt: Für die revisionssichere Archivierung gibt es gesetzliche Vorgaben. Nach den GOB bestehen folgende Anforderungen an die Archivierung:
Ordnungsmäßigkeit
Vollständigkeit (keine Möglichkeit der (Teil-) Löschung)
Sicherheit (lückenlose Protokollierung und zeitnahe Archivierung)
Schutz vor Veränderung und -fälschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Verfahrensdokumentation (Empfang, Erfassung, Digitalisierung, Indizierung, Weiterverarbeitung, Recherche, Anzeige, Aufbewahrung, Vernichtung)
Nachvollziehbarkeit (schlüssige Struktur für Außenstehende)
Prüfbarkeit (jederzeit)
Die gute Nachricht: Diese Kriterien erfüllen nicht nur analoge Archive. Auch digitale Archive kommen den Anforderungen problemlos nach.
Jetzt mögt ihr euch die Frage stellen: Lohnt sich ein digitales Archiv? Und erfüllen wir damit die Aufbewahrungspflichten und können sogar die Originaldateien vernichten? Mehr dazu gleich.
Vorteile eines digitalen Archivs (im Gegensatz zu einem analogen Archiv)
Unsere Liste über die Vorteile eines digitalen Archivs ist ellenlang. Wir möchten euch einen Überblick über die wichtigsten Vorteile geben:
Sparen von Platz zu 99 %
Beim digitalen Archiv braucht ihr keinen Platz für eine Archiv-Infrastruktur bzw. ein Schranksystem einzuplanen. Zudem entfallen Investitionen in Materialien wie Ordner, Register & Co. Außerdem müsst ihr nicht einmal mehr die Original-Dokumente aufbewahren. Kein Gesetz verpflichtet euch dazu. Einer Vernichtung steht nichts im Wege.
Einsparung von Kosten
Vergleichen wir ein analoges und ein digitales Archiv, so müssen wir einige Kostenpunkte berücksichtigen:
Analoges Archiv | Digitales Archiv |
Einmalige Kosten
| Einmalige Kosten
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Laufende Kosten
| Laufende Kosten
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Ergänzend zu der Tabelle ist zu sagen, dass beim digitalen Archiv keine nachträgliche zusätzliche Archivierung notwendig ist, da die Daten direkt beim Posteingang erfasst werden. Das heißt, die Datenerfassung und Prozesssteuerung geschehen hier zeitgleich mit der revisionssicheren Ablage im digitalen Archiv. Außerdem entfallen sämtliche zeitliche und monetäre Aufwände für die Recherche. Zudem habt ihr es beim analogen Archiv mit steigenden laufenden Kosten zu tun.
Ihr merkt also schon: Ein digitales Archiv bringt nicht nur einen Platzvorteil, sondern auch einen deutlichen monetären Vorteil.
Weitere Vorteile:
Sekundenschnelles Finden
Beim digitalen Archiv findet ihr eure Dokumente im Handumdrehen online. Ihr profitiert also von einem schnellen Zugriff - ohne weitere Kosten. Anders ist es beim analogen Archiv. Hier nimmt das manuelle Suchen einige Zeit in Anspruch, ist nicht standortunabhängig möglich und kostet ggf. sogar Geld, sofern ihr euer Archiv outgesourced habt.
Standortunabhängiger Zugriff
Beim digitalen Archiv könnt ihr zeit- und ortsunabhängig arbeiten. Das heißt: Ihr habt Zugriff auf eure Dokumente aus dem Café, Homeoffice und von unterwegs. Eure Dokumente sind da, wo ihr es seid. Beim analogen Archiv könnt ihr nur zu den Öffnungszeiten vor Ort recherchieren.
Option der Automatisierung
Beim digitalen Archiv habt ihr außerdem die Möglichkeit der Weiterentwicklung. Ihr könnt eurer digitales Archiv bzw. Dokumentenmanagementsystem an vorhandene Systeme wie SAP oder herkömmliche Buchhaltungssysteme anschließen und so einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung gehen.
Unser Angebot: Digitales, revisionssicheres Archiv mit docufly
Na, seid ihr vom digitalen Archiv überzeugt? Wir unterstützen unsere Kundinnen und Kunden gerne im Umstellungsprozess vom analogen zum digitalen Archiv. Allerdings können wir euch nicht in allen Punkten helfen:
Was wir leisten können, ist der Scanprozess und die Verfahrensbeschreibung (ein wichtiger Bestandteil der TÜV-Zertifizierung eures digitalen Archivs).
Was wir nicht leisten können, ist eine Archivierungssoftware.
Wir übernehmen die Scandienstleistung, sprich die Digitalisierung eurer Belege (im PDF/A Format) und liefern damit die Basis für eine revisionssichere Archivierung. Wir scannen eure Dokumente, indizieren sie und liefern die Dateien zur automatischen Übernahme in ein digitales Dokumentenmanagementsystem bzw. digitales Archiv. Wenn ihr noch keine Archivierungssoftware habt, unterstützten wir euch gerne bei der Suche nach einem geeigneten Partnerunternehmen.
Die Archivierungssoftware erhaltet ihr nicht von uns. Wir können euch aber bei der Suche nach einem geeigneten System helfen. Außerdem müsst ihr euch die digitale Archivierung vom TÜV zertifizieren lassen bzw. ein System wählen, welches bereits zertifiziert ist. Das können wir euch leider nicht abnehmen. In diesem Schritt wird belegt, dass die digitale und analoge Archivierung gleichwertig sind und die analoge Archivierung entfallen kann bzw. darf. Hinsichtlich der TÜV-Zertifizierung unterstützen wir euch, insbesondere bei dem Punkt der Erstellung einer Verfahrensdokumentation (Anforderung im Rahmen der revisionssicheren Archivierung).
Das Thema des digitalen, revisionssicheren Archivs ist interessant und relevant für euch? Macht euer Archiv revisionssicher und digital. Meldet euch gerne bei mir.
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