Verarbeitet ihr noch manuell eure Post oder lasst ihr schon scannen? Alleine in unserem Frankfurter Raum haben wir viele Unternehmen kennengelernt, die ihre Post noch selbst öffnen, verteilen, verarbeiten und archivieren. Das möchten wir ändern und das werden wir ändern. Mit unserer Scandienstleistung in Frankfurt am Main. Angefangen mit unserem Nachbarunternehmen, der Emma Sleep GmbH.
Das ist der Scanprozess von docufly
Wir holen eure Dokumente (z. B. Eingangspost oder Altakten) bei euch ab.
Wir digitalisieren und indexieren die Dokumente. Automatisch und fix.
Wir stellen euch die Dokumente digital als PDF/A und sicher zur Verfügung. Achtung: Damit muss der Prozess aber nicht enden.
Optional: Wir erfassen eure Daten. Wir können auch die OCR-Erkennung von Daten
und Übermittlung in Systeme wie Zendesk, SAP & Co. übernehmen.
Doch was macht die Zusammenarbeit gerade mit uns als Frankfurter Nachbarunternehmen so spannend?
Exkurs: Zusammenarbeit mit Emma Sleep
Die Emma Sleep GmbH konnten wir vor Kurzem als Kunde gewinnen. Das Unternehmen handelt mit Matratzen, Betten, Kissen und Bettdecken und zählt mittlerweile über 500 Mitarbeiter*innen. Uns trennen ganze 62 Meter bzw. eine Minute Fußweg voneinander.
Im Rahmen unserer Zusammenarbeit wird das manuelle Verteilen von Eingangspost durch den Empfang bzw. das Office-Management in die jeweiligen Büros durch uns abgelöst. In Zukunft wird dieser Prozess deutlich schneller, effektiver und flexibler (Homeoffice) ablaufen:
Wir holen die Post fußläufig morgens aus dem Briefkasten der Emma Sleep GmbH, digitalisieren und indexieren und stellen sie digital zur Verfügung. Außerdem übernehmen wir die Zwischenlagerung und unterscheiden dabei in eine 10-jährige Aufbewahrung für das Finanzamt sowie eine Vernichtung nach drei Monaten (gemäß der GoB). So hat der Empfang bzw. das Office-Management von Emma Sleep nichts mehr mit der lästigen Öffnung, Verteilung und Verarbeitung der Eingangspost am Hut und kann sich wieder voll und ganz auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.
Die Vorteile durch die nachbarschaftliche Zusammenarbeit
Wie im Beispiel Emma Sleep deutlich geworden ist, entstehen durch die nachbarschaftliche Zusammenarbeit insbesondere zwei immense Vorteile:
fußläufiges Abholen der Dokumente (Entfall von logistischen Aufwänden und Kosten)
eigenverantwortliche Leerung des Briefkastens durch einen Schlüssel (keine Notwendigkeit des persönlichen Kontakts)
Unser Angebot: Kostenloser Test-Scan und Preisnachlass im ersten Monat
Aktuell bieten wir Unternehmen mit den folgenden Postleitzahlen die Möglichkeit eines kostenlosen und unverbindlichen Test-Scans von 30 bis 50 ausgewählten Seiten: 60311, 60313, 60314, 60316, 60320, 60322, 60323, 60325, 60326, 60327, 60329, 60386, 60388, 60389, 60431, 60486, 60487, 60488, 60489, 60528, 60529, 60549, 60594, 60596, 60598, 60599, 63065, 63067, 63069, 63071, 65929, 65933, 65934, 65936
So könnt ihr die Zusammenarbeit mit uns beurteilen und ggf. einen Vergleich zu eurem jetzigen Anbieter ziehen.
Wenn die Zusammenarbeit anschließend für euch infrage kommt, legen wir noch einen drauf und geben euch einen Preisnachlass von 10 % im ersten Monat. Alle Informationen zu der Aktion erfahrt ihr gebündelt auf docufly.de/nebenan.
Möchtet ihr von der Scandienstleistung in Frankfurt am Main profitieren? Dann meldet euch sehr gerne bei uns!
Bildquelle: Wix.com Sonnenuntergang in Frankfurt