top of page

Buchhaltung digitalisieren mit dem docufly-Scanservice



Die Buchhaltung in eurem Unternehmen ist noch analog und papierbasiert aufgestellt? Ihr möchtet endlich eure Buchhaltung digitalisieren? Wir haben schon einigen unserer Kunden bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen geholfen. Schaut mal, wie wir das gemacht haben.


Los gehts! Wir zählen zur Digitalisierung der Buchhaltung im Kern drei Schritte: die Erfassung von Belegen, die Weiterverarbeitung sowie die Ablage derer.



Erfassung von eingehenden Belegen

Die Erfassung von Belegen kann auf Basis einer E-Mail oder postalisch erfolgen. Keine Sorge, wenn eure Belege noch hauptsächlich postalisch eintreffen. Wir kümmern uns gerne um die Verarbeitung der Belege, die per Post eingehen und öffnen die Umschläge, falten die Post auseinander, bereiten sie auf (alle Formate von DIN A6-DIN A3) und bringen Barcodes zur Trennung der Dokumentenstapel an.


Im Scanprozess achten wir auf eine solide Scanqualität, damit die Dokumente eine gute Basis für nachgelagerte Systeme bilden. Dazu zählen beispielsweise die Lesbarkeit, Leserichtung sowie Vollständigkeit. Die Klassifizierung von Dokumentenarten (z. B. Rechnungen, Bestellungene etc.) sowie Dateibenennung bzw. Indexierung stimmen wir gemeinsam ab. Eurerseits sollten die Belege formal und sachlich geprüft werden.


Eine besonders hilfreiche Technologie im Zusammenhang mit der Digitalisierung von analogen Belegen ist die OCR-Auslesung. Lies dazu gerne mehr in unserem Blogartikel “Dokumente mittels OCR verarbeiten und im Archiv finden”.


Weiterverarbeitung von Belegen


Zur weiteren Verarbeitung im System zählen sämtliche buchhalterischen Prozesse wie die Verwaltung offener Posten, die Veranlassung der Zahlung sowie Erfassung dessen. Wir sind besonders erfahren in der Arbeit mit Systemen wie SAP, d.3, Zendesk und humbee. Hier bestehen aber wenige Grenzen in der Digitalisierung der Buchhaltung. Sprich mich gerne an, wenn euer (Wunsch-) System in der Aufzählung nicht dabei war.


Ablage von Belegen


Wenn ihr euer Rechnungswesen digitalisieren möchtet, sollte die rechtskonforme digitale Ablage bzw. Archivierung gewährleistet sein. Dies dient vor allem zur Erfüllung von rechtlichen Dokumentationsvorgaben. Schließlich verpflichtet das Handelsgesetzbuch (HGB) zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen. Für die meisten Unterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht (z. B. Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Rechnungen). Daneben existiert eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe sowie steuerrelevante Unterlagen.


Neben der Erfüllung von Aufbewahrungspflichten haben Unternehmen den Vorteil, 24 Stunden an 7 Tagen die Woche direkt auf Unternehmensdaten in Echtzeit zugreifen zu können. Über die Verschlagwortung lassen sich Belege leicht auffinden und eine komplexe Berichterfassung einfach gestalten.


Also: Wie kann ich meine Buchhaltung digitalisieren? Mit dem Scandienstleister docufly. Wir haben schon einige Unternehmen durch unser professionelles und individuelles Vorgehen begeistert und zur Digitalisierung des Rechnungswesens beigetragen. Meldet euch sehr gerne bei uns!


Bildquelle: Wix.com Laptop und Papierkram


Comments


bottom of page