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Dokumente mittels OCR verarbeiten und im Archiv finden

Aktualisiert: 16. Juli



OCR (Optical Character Recognition) bedeutet übersetzt soviel wie Texterkennung. Die OCR-Technologie gewinnt sowohl in der Gesellschaft als auch in der Wirtschaft immer mehr an Bedeutung. Und das zurecht. Wir klären euch über die Funktionsweise im Zusammenhang mit der Verarbeitung von papierbasierten bzw. digitalen Dokumenten sowie der Suche im digitalen Archiv auf. Außerdem fassen wir den Nutzen der Technologie zusammen.


Warum der Einsatz von OCR sinnvoll ist

Damit Informationen aus papierbasierten Dokumenten weiterverarbeitet werden können, reicht es nicht aus, Dokumente nur zu scannen und digital zu archivieren. Schließlich ist ein gescanntes Dokument erstmal nur ein digitales Abbild bzw. die Kopie eines Bildes. Maschinell ausgedrückt handelt es sich erst einmal nur um eine Ansammlung weißer und schwarzer Punkte. Noch stecken hier aber keine maschinell auslesbaren Informationen hinter.


Hier setzt OCR an. Mithilfe eines komplexen Analyseprozesses erkennt OCR-Software einzelne Buchstaben bis hin zu Wörtern und Sätzen und übersetzt schlussendlich Bilder in Texte. Letztendlich sorgt OCR-Software also dafür, dass papierbasierte Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Dokumente umgewandelt werden.


OCR-Einsatz beim Scannen und Verarbeiten von Dokumenten

Den praktischen Einsatz von OCR möchten wir euch gerne an dem Praxisbeispiel Eingangsrechnung verdeutlichen:


  1. Die Dokumente gehen ein. Entweder digital per E-Mail oder analog per Post und werden eingescannt.

  2. Anschließend werden die Kopf- und Positionsdaten dank OCR-Technologie automatisch erkannt. Optional ist an dieser Stelle auch ein Abgleich mit Bestelldaten.

  3. Abschließend werden die erkannten Daten wie Unternehmen, Rechnungsnummer und Beträge digital bereitgestellt, sodass sie weiter verarbeitet können.


Dadurch, dass die Daten im Dokument nicht mehr nur als Bild, sondern als Buchstaben/Zahlen erkannt werden, könnt ihr alle Daten per Copy-and-paste aus dem Schreiben in ein anderes Programm (z. B. Mailprogramm, ERP-Programm) übernehmen. Außerdem habt ihr nach der OCR-Erkennung die Möglichkeit, auf Links und Mailadressen, die auf einem Brief angegeben sind, direkt zu klicken und damit sofort auf das Mailprogramm bzw. die Homepage geleitet werden.


Den genauen Prozess des Posteingangs haben wir in diesem Zusammenhang schon in unserem Blogartikel “Megatrend: Digitalisierung der Eingangspost - So läuft das ab” beschrieben. https://www.docufly.de/post/megatrend-eingangspost-digitalisierung


OCR-Einsatz bei der Suche im digitalen Archiv

Dadurch, dass direkt beim Scanvorgang durchsuchbare und bearbeitbare Dokumente entstehen, findet ihr jeden beliebigen Textinhalt ganz einfach wieder. Schließlich könnt ihr Dokumente mittels Volltextsuche blitzschnell im digitalen Archiv suchen, finden sowie bearbeiten.


Vorteile von OCR

Wir bringen es noch einmal auf den Punkt. Folgende Vorteile bringt die automatisierte Texterkennung und -verarbeitung von OCR mit sich:

  • geringer Aufwand

  • Zeitersparnis

  • Kostenersparnis

  • geringere Fehleranfälligkeit durch den Entfall des manuellen Abtippens


Fazit

Wir sind uns einig, oder? OCR-Technologie ist sehr sinnvoll und der verbreitete Einsatz im privaten und Business Umfeld absolut berechtigt und nutzbringend.

Gerne unterstützen wir euch in diesem Bereich mit unserer Erfahrung sowie Fähigkeiten. Machen wir uns an eure Dokumentenberge. Zuerst erfassen wir diese schnell und günstig und lassen sie anschließend automatisch per OCR zuordnen.


Klingt das interessant für euch? Dann meldet euch sehr gerne bei uns!