GoBD-Scannen trotz E-Rechnung: So schließen Sie die Papier-Lücke in Ihrer Buchhaltung
Die Digitalisierung in der Buchhaltung läuft auf Hochtouren. Immer mehr Unternehmen stellen ihre Prozesse konsequent auf den Empfang elektronischer Rechnungen um. Doch wer glaubt, dass damit das Papier im Büro automatisch verschwindet, stößt in der Praxis schnell auf ein doppeltes Problem.
Zum einen lagern in vielen Archiven weiterhin Papierordner vergangener Jahre und blockieren wertvollen Platz. Zum anderen bleibt selbst im modernen Arbeitsumfeld eine hartnäckige Restmenge an Papier: Reisekostenbelege, Tank- und Bewirtungsquittungen, Rechnungen von Kleinunternehmern oder ausländischen Lieferanten sowie physische Lieferscheine.
Wer diese Belege weiterhin manuell bearbeitet oder separat abheftet, erzeugt einen unnötigen Medienbruch im ansonsten digitalen Workflow.
Der Weg zu durchgängig digitalen Abläufen
Um Altarchive aufzulösen und verbleibende Papierbelege direkt digital nutzbar zu machen, gibt es einen etablierten Weg: das ersetzende Scannen nach GoBD.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz GoBD – definieren die Anforderungen an die Digitalisierung und elektronische Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente.
Dabei kommt es insbesondere auf drei Punkte an:
Bildliche Übereinstimmung: Der Scan bildet das Original vollständig und lesbar ab.
Unveränderbarkeit: Die digitalisierten Dokumente werden geschützt und nachvollziehbar archiviert.
Lückenlose Dokumentation: Der Scanprozess wird in einer Verfahrensdokumentation beschrieben.
Sind die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt und bestehen keine anderen rechtlichen Gründe für die Aufbewahrung des Originals, kann das Papier anschließend vernichtet werden.
Ohne Eigenaufwand zur papierlosen Buchhaltung
Für Altarchive und verbleibende Papierbelege müssen Sie weder eigene Produktionsscanner anschaffen noch Mitarbeitende mit der zeitaufwendigen Belegaufbereitung beschäftigen.
docufly übernimmt den gesamten Prozess für Sie: Wir bereiten Ihre Unterlagen auf, digitalisieren sie mit professioneller Hardware, führen Qualitätskontrollen durch und stellen die Dokumente in durchsuchbaren PDF/A-Formaten bereit.
Zusätzlich erhalten Sie von uns die erforderliche Dienstleister-Verfahrensdokumentation für den Scanprozess.
So schließen Sie die Papier-Lücke in Ihrer Buchhaltung und schaffen einen durchgängigen digitalen Prozess – vom E-Rechnungseingang bis zum letzten Papierbeleg.
Und was gilt für andere Dokumente?
Während das GoBD-Scannen für viele Unterlagen aus der Buchhaltung gut umsetzbar ist, gelten bei Dokumenten mit besonderer zivilrechtlicher Relevanz oder erhöhtem Schutzbedarf andere Anforderungen.
Bei Personalakten, Verträgen oder besonders sensiblen Dokumenten kann beispielsweise das ersetzende Scannen nach BSI TR-03138 (RESISCAN) relevant werden.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag zum rechtssicheren Scannen nach RESISCAN.
