Mehr als nur ein Knopfdruck: Die 4 Phasen eines professionellen Scanprozesses
Papier einlegen, Scan-Taste drücken, PDF speichern – fertig? Ganz so einfach ist die professionelle Digitalisierung von Dokumenten nicht.
Wer Papierarchive digitalisieren möchte, benötigt mehr als leistungsfähige Scanner. Denn damit Dokumente später vollständig, lesbar, auffindbar und nachvollziehbar archiviert werden können, kommt es auf den gesamten Prozess an.
Die BSI-Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) beschreibt dafür einen strukturierten Ansatz: den generischen Scanprozess. Er besteht aus vier aufeinander aufbauenden Phasen, die auch bei docufly die Grundlage einer professionellen Dokumentendigitalisierung bilden.
1. Vorbereitung: Die Basis für Qualität
Bevor die Dokumente gescannt werden, beginnt die sorgfältige Vorbereitung. Aktenordner werden geleert, Heftklammern entfernt, Eselsohren geglättet und beschädigte Seiten bei Bedarf aufbereitet.
Zusätzlich können Barcode-Trennblätter eingesetzt werden, um einzelne Dokumente später automatisch voneinander zu unterscheiden. Auch die Erfassung der Seitenanzahl für die anschließende Vollständigkeitskontrolle gehört dazu.
2. Scannen: Präzision statt Knopfdruck
Jetzt kommen professionelle Hochleistungsscanner zum Einsatz. Auflösung, Kontrast, Farbtiefe und Leerseitenerkennung werden passend zum jeweiligen Dokument eingestellt.
Entscheidend ist, dass sämtliche Informationen vollständig und lesbar erfasst werden. Geeignete Scan- und Kompressionsverfahren sorgen dafür, dass keine relevanten Inhalte verloren gehen oder verfälscht werden.
3. Nachbearbeitung: Qualität im Detail
Nach dem Scannen werden die digitalen Dokumente geprüft und bei Bedarf optimiert. Schief eingezogene Seiten werden ausgerichtet, die Lesbarkeit verbessert und die Vollständigkeit kontrolliert.
Dabei gilt: Die Nachbearbeitung darf den ursprünglichen Inhalt nicht verändern.
Zusätzlich werden die relevanten Prozessinformationen dokumentiert. Bei entsprechenden Verfahren erfolgt dies über einen Transfervermerk, der die Digitalisierung nachvollziehbar macht.
4. Integritätssicherung des Scanprozesses: Dokumente zuverlässig schützen
Im letzten Schritt wird sichergestellt, dass die digitalisierten Dokumente vor unbemerkten Veränderungen geschützt sind.
Je nach Schutzbedarf kommen dafür unterschiedliche Maßnahmen zum Einsatz – beispielsweise gesicherte Protokolle, Zeitstempel oder digitale Signaturen und Siegel. So bleiben die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Dokumente langfristig erhalten.
Professionell digitalisieren – ohne eigenen Aufwand
Ob Buchhaltungsbelege nach GoBD oder vertrauliche Dokumente mit erhöhtem Schutzbedarf: Ein strukturierter Scanprozess bildet die Grundlage für eine sichere und zuverlässige Digitalisierung.
docufly übernimmt diesen Prozess vollständig für Sie. Von der Vorbereitung über das professionelle Scannen bis zur Qualitätssicherung und geschützten Bereitstellung Ihrer Dokumente.
So wird aus Ihrem Papierarchiv ein strukturiertes, digitales Archiv – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Mitarbeitenden.
