Papierlos, aber rechtssicher: Was das BSI und die Richtlinie RESISCAN für Ihr Unternehmen bedeuten
Das papierlose Büro ist für viele Unternehmen längst mehr als eine Vision. Digitale Dokumente sparen Zeit, schaffen Platz und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen – unabhängig von Ort und Zeit. Doch eine entscheidende Frage bleibt häufig offen:
Dürfen Papierdokumente nach dem Scannen einfach vernichtet werden?
Die Antwort lautet: Ja – wenn die Digitalisierung bestimmte rechtliche und technische Anforderungen erfüllt. Genau hier kommen das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und die Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) ins Spiel.
Was ist das BSI?
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist die zentrale deutsche Behörde für IT- und Cybersicherheit. Es entwickelt Sicherheitsstandards und technische Richtlinien, die Unternehmen dabei unterstützen, digitale Prozesse sicher und vertrauenswürdig zu gestalten.
Wer sensible Dokumente digitalisiert, sollte sich daher an den Empfehlungen des BSI orientieren. Sie gelten branchenübergreifend als Maßstab für einen professionellen und sicheren Digitalisierungsprozess.
Was bedeutet RESISCAN?
Die BSI-Richtlinie TR-03138, besser bekannt als RESISCAN, beschreibt das sogenannte Ersetzende Scannen.
Das Ziel: Papierdokumente so zu digitalisieren, dass die digitale Version das Original vollständig ersetzen kann.
Damit dies möglich ist, definiert RESISCAN klare Anforderungen an den gesamten Prozess. Dazu gehören unter anderem:
die Qualität der Digitalisierung,
der sichere Transport der Dokumente,
der Schutz vor unbefugtem Zugriff,
die Nachvollziehbarkeit aller Prozessschritte sowie
eine lückenlose Dokumentation.
Es geht also nicht nur um den Scan selbst, sondern um einen durchgängig sicheren und nachvollziehbaren Ablauf.
Warum ist RESISCAN so wichtig?
Die Richtlinie TR-03138 ist kein Gesetz. Trotzdem spielt sie für Unternehmen eine entscheidende Rolle.
Gesetze wie die GoBD oder das Handelsgesetzbuch (HGB) verlangen, dass geschäftsrelevante Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Wie ein solcher Prozess konkret aussehen muss, wird dort jedoch bewusst nicht im Detail beschrieben.
Stattdessen orientieren sich Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer und Gerichte am sogenannten Stand der Technik.
Und genau diesen Stand der Technik definiert die BSI-Richtlinie RESISCAN für den Scanprozess.
Wer seine Dokumente nach diesen Vorgaben digitalisiert, schafft eine belastbare Grundlage für eine rechtssichere Dokumentenverwaltung und kann im Rahmen einer Betriebsprüfung nachweisen, dass der Digitalisierungsprozess nach anerkannten Sicherheitsstandards durchgeführt wurde.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Jedes Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichen Dokumenten und Anforderungen. Deshalb sollte bereits vor dem ersten Scan geprüft werden,
welcher Schutzbedarf besteht,
welche gesetzlichen Vorgaben einzuhalten sind,
ob ein Standardscan ausreicht oder
ob ein Ersetzendes Scannen nach RESISCAN erforderlich ist.
Eine sorgfältige Analyse im Vorfeld sorgt dafür, dass der gesamte Digitalisierungsprozess später effizient, sicher und rechtskonform umgesetzt werden kann.
Flexibel entscheiden – je nach Bedarf
Nicht jedes Unternehmen verfolgt das gleiche Ziel.
Viele möchten ihre Papierarchive zunächst digital verfügbar machen und die Originaldokumente weiterhin bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lagern.
Andere möchten ihre Archive vollständig auflösen und auf Papier verzichten.
Beides ist möglich.
Je nach Anforderung begleiten wir Sie bei der passenden Vorgehensweise.
Einlagerung der Originale
Auf Wunsch können Ihre Originaldokumente nach der Digitalisierung weiterhin archiviert werden – entweder im eigenen Archiv oder in einer geeigneten Lagerlösung. So bleiben die Unterlagen bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erhalten.
Rechtssichere Vernichtung
Soll das Papierarchiv nach dem Scan aufgelöst werden, unterstützen wir Sie mit einer detaillierten Dienstleister-Verfahrensdokumentation. Diese dokumentiert den gesamten Digitalisierungsprozess nachvollziehbar und schafft eine wichtige Grundlage für spätere Betriebsprüfungen oder Nachweispflichten.
Digitalisierung mit Sicherheit – von Anfang an
Bei docufly orientieren wir unsere Digitalisierungsprozesse konsequent an den Sicherheitsvorgaben des BSI und den Anforderungen der TR-03138 (RESISCAN).
Bereits vor Projektbeginn analysieren wir gemeinsam mit Ihnen den Schutzbedarf Ihrer Dokumente, definieren geeignete Sicherheitsmaßnahmen und entwickeln ein individuelles Digitalisierungskonzept.
So entsteht ein Prozess, der nicht nur effizient arbeitet, sondern auch höchste Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit erfüllt.
Ganz gleich, ob Sie Ihre Unterlagen weiterhin archivieren oder den Schritt in das papierlose Büro gehen möchten – wir begleiten Sie auf dem gesamten Weg und sorgen dafür, dass Ihre Dokumente sicher, strukturiert und zukunftssicher digitalisiert werden.
