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How to: Akten vernichten und Archiv auflösen



Euer Archiv platzt aus allen Nähten? Ihr verbringt Ewigkeiten mit der Suche nach Dokumenten und seid genervt von den hohen Kosten? Ihr möchtet eure Akten digitalisieren und ggf. sogar euer gesamtes lokales Archiv auflösen? Und zu guter Letzt: Ihr möchtet eure Akten vernichten bzw. Dokumente vernichten ohne Schredder? Dann seid ihr bei uns an der richtigen Adresse. Denn das ist unser täglich Brot.


Service: Archiv auflösen und Akten vernichten mit docufly


Wir kennen uns mit der Dokumentenvernichtung und -digitalisierung aus. Wenn wir diese Projekte mit Unternehmen (oder auch Privathaushalten) durchführen, unterscheiden wir die Dokumente in verschiedene Kategorien:


  • Kategorie 1: Vernichtung der Dokumente (Aufbewahrung ist irrelevant und rechtlich nicht mehr notwendig)

  • Kategorie 2: Aufbewahrung der Dokumente im analogen docufly-Archiv (Aufbewahrung ist irrelevant, aber rechtlich notwendig)

  • Kategorie 3: Scan und Aufbewahrung der Dokumente im analogen docufly-Archiv (Aufbewahrung ist relevant und rechtlich notwendig)


So gehen wir vor:


Schritt 1: Beratungsgespräch


In einem Gespräch stellt ihr uns euer Vorhaben vor und dann beraten wir euch dazu, welche Dokumente welchen Aufbewahrungsfristen unterliegen und finden gemeinsam heraus, welche ihr unabhängig davon weiterhin lagern möchtet. Am Ende entsteht eine Übersicht darüber, welche Akten wir vernichten können, welche bei uns eingelagert werden sollen und welche gescannt werden sollen. 


Schritt 2: Akten vernichten lassen


Zuerst entsorgen wir die Dokumente der ersten Kategorie gemäß der BDSG DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4 inkl. Vernichtungsnachweis. Das heißt: In aller Regel könnt ihr durch uns also zunächst einmal einen großen Haufen Akten vernichten lassen bzw. Papiere schreddern lassen.


Schritt 3: Akten einlagern im docufly-Archiv


Die Dokumente der zweiten Kategorie lagern wir bei uns so lange ein, bis dies rechtlich und durch euch nicht mehr erforderlich bzw. gewünscht ist. Diese könnt ihr jederzeit von uns anfordern und erhaltet diese binnen 24 Stunden werktags digital oder binnen 3 Tagen physisch an euren Standort.


Schritt 4: Scans bereitstellen


Zu Kategorie 3: Die Scans können wir euch auf unterschiedlichen Wegen zur Verfügung stellen. Wenn ihr bereits ein digitales Archivsystem habt (z. B. SAP, d.3, Zendesk, humbee), spielen wir die Scans gerne in euer Warenwirtschafts-, ERP- und Dokumentenmanagement-System ein. Dabei halten wir uns an vorgegebenen Vorgaben zur Benennung und Verzeichnisstruktur (Weiterlesen im Blogbeitrag "Scannen, automatisch im vorhandenen Archivsystem ablegen und direkt weiterführende Tasks erzeugen"). 


Für den Fall, dass ihr noch kein solches System nutzt, können wir euch verschiedene passgenaue Lösungen empfehlen oder aber die Scans auf herkömmlichen Wege (z. B. USB, Cloudspeicher) zur Verfügung stellen. Dabei sind eurer Fantasie keine Grenzen gesetzt und wir richten uns nach euch.


In allen Fällen übernehmen wir die Verpackung und den Transport der Akten.


Vorteile durch unsere Zusammenarbeit


Was sind eure unschlagbaren Benefits durch den docufly-Service?


  • Kosten für einen Archivraum sparen

  • Zeit beim Suchen nach Papierakten sparen

  • Auslagerung des analogen Archivs

  • Auslagerung der Befolgung von DSGVO und GoBD


Wir übernehmen sowohl einzelne Schritte (z. B. Dokumente entsorgen, Dokumente digitalisieren), als auch die komplette Abwicklung der Archivauflösung von der Logistik bis zur Vernichtung.


Ihr möchtet gerne eure Akten vernichten und euer Archiv auflösen? Dann meldet euch gerne bei uns. Mit uns wird die Dokumentenvernichtung sowie Dokumentendigitalisierung einwandfrei und stressfrei. Meldet euch sehr gerne bei uns! 


Bildquelle: ID snNHKZ-mGfE © Wesley Tingey | Unsplash

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