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Scannen und ablegen im Archivsystem



Die meisten unserer Kunden haben die folgende Ausgangssituation: Sie haben bereits ein Archivsystem bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS) und legen dort bereits Dateien ab. Allerdings gibt es noch regelmäßig Dokumente (z. B. Altakten oder Eingangspost), die gescannt werden sollen. Sie suchen also Scandienstleister, die ihre Dokumente scannen, diese an bestehende Systeme anbinden und direkt weiterführende Tasks erzeugen. Damit sind sie bei uns richtig, wie wir euch nachfolgend erklären.


Anbindung an vorhandene (Dokumentenmanagement-) Systeme

In der Vergangenheit haben wir Scans in viele verschiedene Warenwirtschafts-, ERP- und Dokumentenmanagement-Systeme eingespielt. Wir möchten euch eine Auswahl an Systemen nennen:

  • SAP

  • d.3

  • Zendesk

  • humbee

  • etc.


Übernahme vorhandener Strukturen

Dabei übernehmen wir selbstverständlich vorhandene Strukturen der Unternehmen in ihrem bestehenden Scan-System bzw. Ihrer Scan-Software. Diese Individualität unterscheidet uns maßgeblich von unseren Wettbewerbern.


Beispiel: Benennung

Einige Wettbewerber übernehmen für die Dateibenennung lediglich den Betreff des Dokuments oder das größte Wort auf dem Dokument. Wir richten uns individuell nach euch und übernehmen die Art und Weise der Bezeichnung, die bereits in eurem Scan-System etabliert ist. Dabei ist keine Bezeichnung zu individuell.

Beispiel: Verzeichnisstruktur

Auch bei der Struktur übernehmen wir selbstverständlich die Ordnung, die bereits in eurem Scan-System etabliert ist. Beispielsweise haben wir schon die Hinterlegung gemäß der SAP-Prozesse vorgenommen oder Scans in hochkomplexe Kategorie-Pläne einsortiert.


Also zusammengefasst: Ihr gebt uns das System, die Struktur und die Art und Weise der Dateibenennung vor und wir liefern die Scans automatisch in euer Archiv- bzw. Scansystem. Bei uns erhaltet ihr keine stumpfen Benennungen - wir denken mit.


Möchtet ihr eure Dokumente einscannen lassen? Meldet euch gerne bei uns. Wir haben schon einige Unternehmen durch unser professionelles und individuelles Vorgehen begeistert. Meldet euch sehr gerne bei uns!


Bildquelle: Wix.com Frau am Computer


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