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How to: Immobilienakten scannen und digitalisieren



Wir werden häufig von Interessenten gefragt, welche Branche in unserem Kundenstamm am häufigsten vertreten ist. Die Antwort lautet: die Immobilienbranche. Warum? Die EU-Datenschutzgrundverordnung sowie GoBD machen auch vor dieser Branche keinen Halt. Unternehmen müssen beispielsweise strengen Anforderungen an die Aufbewahrung und Datenlöschung nachkommen und für die in hoher Anzahl aufkommenden Dokumente teure Lagerfläche anmieten. Wir von docufly wissen: Das geht auch besser.


Der große Aktenberg in der Immobilienbranche


Dokumente wie Gebäudedokumentationen, Mieterinformationen, Kauf- und Mietverträge, Baupläne, Lagepläne, Grundrisse, Schriftverkehr, Maklervereinbarungen, Gutachten und sonstige Akten liegen in vielen Immobilienunternehmen ausschließlich in Papierform vor. Aber nicht nur das: Neben diesen Altakten häuft sich auch die Tagespost.


Welche Nachteile bringt das mit sich?

  • Kosten und Platz für Archiv-Strukturen (Folien, Akten, Schrank-Infrastruktur)

  • Verlust-Risiko bei Umweltkatastrophen (z. B. Brand, Hochwasser)

  • Langwierige Suche nach Dokumenten im lokalen Archiv

  • Ausschließlich ortsgebundener Offline-Zugriff

  • Manuelles Befolgen von DSGVO- und GoBD-Richtlinien


Vorteile von digitalen Immobilienakten


Andersherum gefragt: Warum solltet ihr eure Immobilien Dokumente scannen?

  • Kosten und Platz für die analoge Archivstruktur sparen

  • Zeit und Nerven sparen (beim Ablegen, beim Suchen, beim Aufrufen)

  • Einfach und schnell recherchieren durch Verschlagwortung und Volltextsuche

  • Ortsunabhängig zugreifen und arbeiten (z.B. von zu Hause aus, von der Dienstreise, aus dem Café)

  • Einfache Weiterarbeit mit den Dokumenten (z.B. zur Anfertigung von Exposés)

  • Einfache Verteilung des Zugriffs und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung (z. B. an Interessent*innen, Makler*innen, Banken, Mieter*innen oder Handwerker*innen)

  • GoBD- und DSGVO-konform handeln (z.B. Aufbewahrung, Dateneinsicht, Datenlöschung)



Scan der Immobilien Dokumente mit docufly


Wir scannen eure Alt-Akten sowie Tagespost und legen digitale Objektakten, Gebäudeakten oder Mietverträge für euch an. Dabei begleiten und unterstützen wir euch gerne im gesamten Prozess und wandeln eure Papierdokumente in rechtssichere, durchsuchbare digitale Dokumente um - vom Scan bis zur Ablage. Mit uns gewinnt ihr einen zuverlässigen Dienstleister, denn wir kennen uns mit der revisionssicheren Archivierung nach § 9 BDSG aus.


Auch das Einscannen von großen Dokumenten wie Karten, Plänen oder Zeichnungen ist für uns dank unseres A0-Scanners kein Problem. Außerdem übernehmen wir selbstverständlich vorhandene Strukturen der Unternehmen in eurem bestehenden Scan-System bzw. eurer Scan-Software (z.B. in der Benennung oder Verzeichnisstruktur) oder führen Dokumente eigenständig zu einer Akte, die zu einem Vorgang gehören. Diese Individualität unterscheidet uns maßgeblich von unseren Wettbewerbern. Zuletzt wird uns durch die OCR-Technologie auch noch Arbeit im Prozess abgenommen, die wir bereits sehr erfolgreich bei vielen Kunden einsetzen.


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Ihr möchtet gerne eure Immobilienakten scannen und digitalisieren? Dann meldet euch gerne bei uns. Mit uns wird Scan der Immobilien Dokumente sowie der Immobilienverwaltungspost stressfrei und einwandfrei. Meldet euch sehr gerne bei uns!


Bildquelle: ID 1857175 © 1474454 | Pixabay







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